La preparación de las elecciones comienza en realidad para la autoridad electoral administrativa, cuando concluyen las elecciones precedentes, al haber sido resueltas por la autoridad jurisdiccional todas las impugnaciones o no haya sido interpuesta alguna, con el Dictamen y declaración de validez de la elección en el caso del proceso electoral federal o los Resultados y declaraciones de validez de las elecciones para el proceso electoral local; si bien formalmente empiezan con el inicio del proceso electoral, que en el caso de las elecciones federales es la primera semana de septiembre previa al año de la elección y en el local de Tabasco, la primera semana de octubre del año anterior al de la elección.
Para ello, entre cosas, la autoridad electoral está obligada a contar en tiempo y forma con la documentación y el material electoral, dentro de los que hay algunos que son laboriosos y delicados, como las boletas electorales consideradas de seguridad nacional, las actas electorales y la tinta indeleble, que son objeto de escrutinio especial por parte de los partidos políticos y de las candidaturas independientes.
Tanto en las elecciones concurrentes como en las locales, el diseño, elaboración, impresión, producción, almacenamiento y distribución de la documentación y material electoral, utilizado en las elecciones locales, es supervisado por la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral (DEOE) del INE, que establece las características, mecanismos y procedimientos de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Elecciones; aunque refiere que será de acuerdo a lo dispuesto por la legislación electoral federal o local según corresponda, siempre y cuando no contravenga a éste.
Los institutos locales electorales elaboran sus respectivos diseños y especificaciones de la documentación y materiales electorales, con base en los formatos únicos genéricos, establecidos por la DEOE, los cuales deben ser entregados para su revisión a la Junta Local Ejecutiva a más tardar en septiembre del año anterior a la elección y conforme al plazo establecido en el Plan y Calendario Integral de Coordinación de los Procesos Electorales Locales, los que posteriormente son validados por la DEOE y una vez pasado éste tamiz, la comisión competente finalmente lo somete a la aprobación de su Consejo Electoral Estatal correspondiente.
Para el cálculo de la cantidad de documentos y materiales electorales es necesario atender lo establecido en el anexo 4.1 del Reglamento de Elecciones y del avance de su producción, los institutos locales tienen la obligación de remitir un reporte semanal a la DEOE, conforme a las fechas señaladas en el Plan y Calendario mencionado.
De todo ello, la DEOE, realiza dos supervisiones: "La primera verificación deberá realizarse en los inicios de la producción, y durante la misma se examinará, en su caso, el cumplimiento de las observaciones que se hubieren formulado, mismas que serán verificadas y validadas por la DEOE y el OPL a pie de máquina para la producción en gran escala; la segunda verificación se hará cuando la producción se encuentre en un 50% a 75% de avance. La DEOE deberá informar previamente a los OPL las fechas de las verificaciones" (Art 162 del Reglamento del Elecciones).
Como puede vislumbrarse y observarse desde el diseño hasta la distribución, pasando por producción, la generación de la documentación y el material electoral de los institutos electorales locales, pasa por una cadena bien cuidada de vigilancia, en la que, a pesar de ello, ha habido errores, omisiones involuntarias o tal vez fallas inducidas por duendes, sin que afortunadamente hayan afectado el curso y el resultado de las elecciones, merced a la corrección oportuna.
Su supervisión es una responsabilidad compartida entre los institutos locales electorales y el INE.
· OPL, son los Organismos Públicos Locales, llamados en cada entidad federativa, institutos locales electorales.