Realiza una junta por videollamada exitosa siguiendo estos tips
Mayo 31, 2020 - 04:45 p.m.
Cuando se trata de una reunión de trabajo la dinámica tiene que ser diferente y por ello te brindamos algunos consejos:
Es muy probable que ya te estés acostumbrando a realizar videollamadas pues para millones de personas esta ha sido la mejor herramienta para sentirse más cerca de su familia y amigos.
Sin embargo, cuando se trata de una reunión de trabajo la dinámica tiene que ser diferente y por ello te brindamos algunos consejos:
1.- Hay que planear
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De acuerdo al tema a tratar y al número de personas que participarán, define la hora y la duración de la reunión. Hay que se establecer además quién será el moderador, él será el responsable de mantener claro el propósito de la videollamada y preparar la información necesaria.
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2.- Prepara el dispositivo
Esto aplica tanto para el administrador como para todos los participantes. Es necesario verificar el correcto funcionamiento del micrófono y la cámara del dispositivo para no tener que arreglar problemas durante la junta. Es mejor cerrar páginas, aplicaciones y programas que no serán necesarios pues, un dispositivo que se encuentra realizando varias tareas a la vez puede tornarse lento y provocar intermitencias en la videoconferencia.
3.- Establece normas claras
Las reuniones virtuales son menos efectivas si los participantes están distraídos, ya sea porque se encuentran realizando otras actividades o se pierde el orden en las intervenciones. Para evitar que esto suceda la recomendación es no realizar otras actividades durante la junta; silenciar tu micrófono cuando no estés hablando; permitir que otras personas terminen de exponer antes de compartir tus comentarios.
4.- El orden es la clave
En cada videollamada genera acuerdos con fechas de entrega, revisión y aprobación y comparte la minuta con todo el equipo, de manera que se pueda calendarizar la dinámica de trabajo, dar seguimiento a cada uno de los acuerdos y asegurarse de que todos están trabajando para alcanzar los mismos objetivos.
5.- Asegúrate de usar la herramienta correcta
Lo mejor es contar con una aplicación que posea estándares de seguridad suficientes para evitar el robo de datos personales o información confidencial. Si bien es posible conectarnos vía redes sociales o mensajería instantánea, si se trata de una reunión de trabajo lo ideal es optar por una aplicación especializada.
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